道における契約に電子契約を導入します
道では、行政サービスの質の向上や契約事務の効率化を図るため、令和5年11月以降に入札公告・指名通知・見積依頼を行う契約のうち、入札公告等で対象とする契約から電子契約の導入を開始します。
道で導入する電子契約は「立会人型電子契約サービス」です。道との契約相手方は、電子証明書の用意は不要で、利用に係る特段の費用負担もなく、電子契約により契約締結をすることができます。
事業者向け説明会の開催について
電子契約の導入にあたり、次のとおり説明会を開催しました。
説明会の模様につきましては、当ホームページで動画を公開していますので、ご覧ください。
・日時：令和5年10月10日 10時 及び 14時
・場所：オンライン開催（Zoom）
・申込方法：各回500人の先着順
事業者向け説明会資料
事業者向け説明会動画
電子契約のメリット
・収入印紙が不要
・押印が不要
・郵送料や郵送作業が不要
利用開始時期
1 農政部、水産林務部、建設部が発注する請負工事、工事等に係る委託
令和5年11月以降に、公告、指名通知、見積依頼する案件
2 出納局調達課が発注する物品調達
令和5年11月以降に、公告、指名通知、見積依頼する案件
3 上記以外の所属
令和5年12月以降に、公告、指名通知、見積依頼する案件
電子契約の利用の流れ【概要】
1 入札公告文等に電子契約が利用可能な旨の記載
2 電子契約同意書兼メールアドレス確認書の提出
3 落札後、道庁が契約書を電子契約サービスにアップロード
4 落札者あてに、GMOサイン（電子契約サービス）から契約書の確認を求めるメールが到達。
5 落札者が契約書を確認し、締結同意の操作をサービス上で実施。
6 道庁が契約書を確認し、締結同意の操作をサービス上で実施。
7 契約当事者に、契約締結が完了した旨のメールがGMOサインから送信されるので、メールの案内に従い電子署名入り契約書をダウンロード。
電子契約サービス利用要領（令和５年(2023年)10月20日改革第201号総務部行政局改革推進課長通知)
電子契約同意書兼メールアドレス確認書
・電子契約を希望する場合は、契約案件ごとに、発注所属に対して確認書を提出してください。
・提出方法等は、公告や指名通知等の際にお知らせします。ご不明な場合は、各入札案件の発注所属にお問い合わせください。
・契約締結権限者は、必ずしも社内規定等における最終決裁権者でなくて構いません。あくまで電子契約サービスにより、電子契約を締結する際の最終的な承認者を記載してください。
・「noreply@gmosign.com」の差出人名から、署名依頼のメールが届きます。
・本様式は例示であり、電子契約による契約締結の同意及び契約相手方が指定する電子メールアドレスが確認出来るものであれば、他の様式でも支障ありません。
Ｑ＆Ａ
| 問い合わせ内容 | 回答 |
|---|---|
| 電子契約を締結するにあたり、GMOサインのアカウントの登録は必要ですか？ | 必要ありません。 |
| GMOサインを利用するための費用負担は必要ですか？ | 必要ありません。 インターネット接続環境と、電子メールアドレスがあれば、ご利用いただけます。 |
| 電子契約で契約締結したいのですが、新たに提出しなければならない書類はありますか？ | 「電子契約同意書兼メールアドレス確認書」の提出が必要です。 提出する様式と提出時期については、入札公告等の後、案件を発注している部署にお問い合わせください。 |
| 「電子契約同意書兼メールアドレス確認書」は、案件毎に提出する必要がありますか？ | 案件毎に提出してください。 |
| 電子契約締結後、契約書はどこからダウンロードすればよいですか。 | 契約締結後、「電子契約同意書兼メールアドレス確認書」に記載したメールアドレス宛に、締結後の契約書のダウンロード方法が記載されたメールが送信されます。そちらの案内に従って、ダウンロードしてください。 |
| 「締結証明書」とは何でしょうか？ | 文書概要／契約締結日時などが記載された文書のことで、「いつ、どなたが署名を行ったのか」確認することでできます。契約書とセットで保管してください。 |
| GMOサインの無料アカウントは、どこで確認・作成できますか？ | 下記URLから登録可能です。 https://app.gmosign.com/accounts/free/standard/form また、署名完了後に無料アカウント作成の案内が表示されますので、そちらからも作成することができます。" |
| GMOサインのアカウントは、１社につき１つしか作れないのでしょうか？ | 複数作成可能です。ただし、1メールアドレス1アカウントのため、作成の際はご注意ください。 |
| GMOサインのアカウントを作成した場合、無期限で契約締結した帳票や履歴を確認できるという事でしょうか？ | お見込みのとおりです。 |
| GMOサインの無料アカウント内では、GMOサインで締結された電子契約書すべて（道庁以外の相手先）が閲覧できるのでしょうか？ | お見込みのとおりです。 道庁以外の相手先とGMOサインで電子契約を行った場合も同一アカウントへ紐づけ、閲覧が可能です。" |
| 契約締結後、暫くしてGMOサインのアカウントを登録した場合、証明書の確認は出来ますか？ | 署名完了から30日以内に署名で利用したアドレスでアカウントを作成すると自動で文書紐づけが可能です。 なお、締結証明書もダウンロードが可能であることを申し添えます。" |
| GMOサインのアカウントを登録した場合、メールアドレスとの紐づけは必要になるのでしょうか？ | GMOサインのアカウント作成時にメールアドレスの入力を求められますので、電子署名で利用したメールアドレスで登録していただけますと紐づけがされます。 |
| GMOサインのアカウントの登録アドレスが、契約締結権限者や契約担当者以外のメールアドレスでも契約書の保存・閲覧等が可能でしょうか？ | アカウント作成は可能ですが、文書の紐づけができません。 署名で利用したメールアドレスでアカウント作成いただくことを推奨します。 |
| 電子署名には、法務局等で発行される電子証明書が必要でしょうか？ | メールアドレスで認証するため、不要です。 |
| GMOサインのフリープランは、上限５件という記載がありますが、６件以上電子契約を行う場合は、電子契約はできないのでしょうか？ | 道庁側から受けた署名依頼の件数上限はありません。 フリープランの上限数は、ご自身で署名依頼を送信する場合のことを指しております。 上限を超えた署名依頼が必要な場合は、有償アカウントを作成していただく必要があります。" |
| 経営審査時の添付する注文書は、電子契約書で問題ないでしょうか？ | 電子契約書で問題ございません。 |
| 現段階で「電子契約同意書兼メールアドレス確認書」の提出方法は、どのような手順・方法を想定していますか？ | 入札の公告、指名通知、見積の依頼にあわせて「電子契約同意書兼メールアドレス確認書」のお知らせをする予定です。 なお、建設業法にかかる契約につきましては、入札と同時期に提出していただくという運用を想定しており、それ以外の入札（競争入札）の場合、資格審査の段階または、落札決定の段階で提出いただくという運用を想定しております。" |
| 「電子契約同意書兼メールアドレス確認書」の提出は、入札ごとではなく、落札後に提出という形にしていただけないでしょうか？ | 案件ごとに提出の方式が変わるため、都度「電子契約同意書兼メールアドレス確認書」の提出が必要となります。 ご理解いただければ幸いです。" |
| 「電子契約同意書兼メールアドレス確認書」の提出は、案件ごとに必要だと認識しておりますが、案件ごとにメールアドレスを変えて「電子契約同意書兼メールアドレス確認書」を提出しても問題ないでしょうか？ | 問題ありません。 |
| 「電子契約同意書兼メールアドレス確認書」について、契約締結権限者と契約担当者のアドレスをそれぞれ記載した場合、署名依頼等はどちらにメールが届くのでしょうか？ | 先に担当者へメールが届きます。 契約担当者が署名完了後に契約締結権限者へ署名依頼のメールが届きます。" |
| 「電子契約同意書兼メールアドレス確認書」のリンクはどこにありますか？ | 現時点では、提示しておりませんが、R5.11.1までに当ホームページで公開ダウンロード可能とします。 |
| 「電子契約同意書兼メールアドレス確認書」は、案件(担当部署)ごとに様式が異なるのでしょうか？ | 様式は、おおむね類似となっております。 ただし、工事及び工事に関する委託契約の場合は、電子入札システムで別様式（「契約に関する申出書」）による提出が必要となります。" |
| メールアドレスは、契約締結権限者と契約担当者の２つ用意しないと電子契約をできないのでしょうか？ | メールアドレスは、１つ以上あれば、電子契約をすることが可能です。 メールアドレスが１つしか無い場合は、「電子契約同意書兼メールアドレス確認書」に契約締結権限者のみを記載して提出してください。" |
| もし、契約締結権限者を営業担当に、契約担当者を事務書類担当者にということで電子契約を行う場合、案件ごとに別の者を指定してもよろしいのでしょうか？ | 問題ありません。 |
| 契約締結権限者と契約担当者のアドレス、担当者名は同じで問題ないか？ | 同じ場合は、「電子契約同意書兼メールアドレス確認書」に契約締結権限者のみを記載をしてください。 |
| 署名者情報に記載される「契約締結権限者」は契約書に記載される「契約者」と異なっていても問題ないでしょうか？ | お見込みのとおりです。 署名者情報に表示される契約締結権限者は、契約書に表示される代表者名と異なっても支障ありません。" |
| 契約締結権限者が誰かに関わらず、契約書は北海道と当社代表者名でなされるという理解でよろしいですか? | お見込みのとおりです。 |
| 現在、年間委任状を提出して、代理人名で契約をしている事業所があるのですが、その場合のアカウントは２つ必要になりますか？ | "「契約締結権限者＝受任者」でなくても問題ありません。 契約締結権限者は、各社で決めいただくことになります。 また、アカウント作成は任意です。" |
| 「電子契約同意書兼メールアドレス確認書」に記載する契約担当者や契約締結権限者のメールアドレスについて、メーリングリストの使用は可能でしょうか？ | 契約担当者につきましては、メーリングリストでも構いませんが、契約締結権限者につきましては、メーリングリスト・共用アドレスの利用は控えていただきますようお願いいたします。 |
| 契約担当者が変更になった場合は、「電子契約同意書兼メールアドレス確認書」に変更後のアドレスを記入の上、GMOサイン登録アドレスも変更すれば、過去の契約書を確認できますか？ | 可能です。 |
| 企業体の場合は、構成員毎に送信されるのですか？ | 複数事業者で受注されている場合は、構成員ごとに署名が必要となります。 |
| 契約締結権限者について、契約書に記載の署名欄は、代表取締役社長の氏名を記載しておりますが、実際の締結権限については、社長から 別担当者に権限を委譲しております。 締結権限者は、必ず契約書に記載の代表取締役のメールアドレスでならない等のルールはありますか？ | 契約締結権限者のメールアドレスは、必ずしも代表者のメールアドレスでなくても問題ありません。 |
| 契約担当者の設定は、必須でしょうか？ | 必須ではありません。 契約担当者が不要であれば、「電子契約同意書兼メールアドレス確認書」には、契約締結権限者のみ記入の上、提出願います。 |
| 契約締結権限者が承認した場合、契約担当者にも契約締結権限者が承認した旨が通知されますか？ | 契約締結権限者が署名をしたタイミングでは、契約担当者への通知はありません。 なお、最終署名者（北海道）が、署名完了後にメール（電子署名完了）が届きます。 |
| 契約担当者を設定していても、休暇取得等にて不在の場合、スキップして契約締結権限者が署名する(代理承認する)ことはできますか？ | 契約担当者をスキップ（承認順を変更）することはできません。 その場合は、お手数ですが、道側の担当者まで連絡願います。 承認順の設定を変更して、再度送付させていただきます。 |
| 契約締結の承認に利用するメールアドレスを契約締結権限者のみとした場合のメリット・デメリットはありますか？ | メリット：アドレスの管理が楽になる等 デメリット：アカウントの管理を検討する必要がございます。 |
| 電子証明書の作成・修正・消去等ができるのは、GMOグローバルサイン・ホールディングス㈱のみであるという理解で宜しいでしょうか？ | 契約書の内容の修正や削除につきましては、道庁と協議の上、双方で作業可能となります。 |
| 農政・水産林務・建設の３部で先行実施するとのことですが、あくまで道庁３部のみで、振興局や建設管理部は「上記以外」になるのですか？ | 農政・水産林務・建設の各部局が発注する、工事及び工事に係る委託業務を対象に11月から開始となります。 なお、振興局（建設管理部含む）も対象となります。 |
| 電子契約締結証明書は、従来の仮契約書の代わりになりますか？ | 仮契約書は仮契約書として、本契約は本契約として電子契約を行います。 |
| 契約締結後に完了メールが届くと思いますが、契約書と一緒に契約締結証明書のダウンロードはできますか？ | 電子署名完了のお知らせメールには、契約締結証明書は添付されていません（ダウンロードも不可）。 契約締結証明書をダウンロードしたい場合は、GMOサインの無料アカウントを作成し、事業者自身でダウンロードをお願いします。 作成しがたい場合については、道側の担当者まで連絡願います。 ※下欄「契約締結証明書のダウンロードについて」で、資料を掲載しておりますので、参考にしてください。 |
| 電子署名に用いるPDFには、必要事項が全て記入されていますか? | 電子署名に用いるPDFは、必要事項が全て記入されているものを用いますので、送信されてくるものは、必要事項が全て記入されています。 |
| 各書類のスクリーンショットでも、電子契約は有効なのでしょうか？ | スクリーンショットには電子署名が付与されないため、契約は無効です。 |
| 契約担当者のみの署名では契約締結として有効ではないという考えでよろしいでしょうか？ | "お見込みのとおりです。 「契約担当者→契約締結権限者→道庁」の順で署名しますので、契約担当者のみの署名では、双方署名を行っていないため、契約書は無効となります。" |
| 契約書の内容に瑕疵があった場合は、どのようにしたらよいのでしょうか？ | 道側の発注業務を行っている担当者までご連絡ください。 |
| 契約書の確認段階で誤りや修正があった場合、差戻しは可能ですか？ | 差し戻すことはできません。 お手数ですが、道側の担当者へ連絡してください。 速やかに修正した契約書で再度送付させていただきます。 |
| 企業体の場合は、代表幹事会社のみの契約手続きになるのですか？ | 企業体の場合も紙と同じ運用となりますので、複数社すべての代表者に署名をいただきます。 「電子契約同意書兼メールアドレス確認書」もそれぞれ提出が必要となります。 |
| 契約書と一緒に頂いていた業務の担当者通知書等の書類は、紙での配付のままですか？ | 従来どおり電子メールでの配布となります。 |
| 今後、入札だけでなく、プロポーザル選定による契約時にも電子契約になる可能性はありますか？ | 今後は、プロポーザル選定の契約も電子化していく予定です。 |
| 今後、紙での契約はなくなりますか？ | 今後も事業者の希望に応じ、紙契約で締結することも可能です。また、法令等で書面規制のあるものは、紙契約となります。 |
| 変更契約書は電子契約になりますか？ | 双方合意であれば、変更契約を電子契約で締結することも可能です。 |
| 変更契約にも対応していますか？ その場合、署名の有効期間が延長されるのですか？ | "当初契約が電子契約の場合は、変更契約も電子契約で締結することが可能です。 また、署名の有効期限も延長されます。" |
| 変更契約も、電子契約システムで行うことは可能でしょうか？ | 当初契約が電子契約のものについては、変更契約も電子契約が可能です。 変更契約の際に、道側の担当者よりご連絡します。 |
| 電磁的記録の保存場所に関して、GMOサインでは、ディスプレイに出力されるということですが、デスクトップを保存場所としても問題ないでしょうか？ | ダウンロードしてデスクトップ（自社所有のパソコンの中）に保存可能ですが、電子帳簿保存法に準拠した保存が必要です。 また、紙に印刷することも可能です。 |
| 電子契約完了後、2週間以内に契約書等をダウンロードできなかった場合、別の手段でダウンロードすることは可能でしょうか？ | 道側の担当者に依頼いただければ、電子契約書及び電子契約締結証明書をお渡しすることが可能です。 |
| 電子契約完了後、2週間以内に契約書等をダウンロードしないと事業者側では、ダウンロードできないということは、事業者側で電子帳簿保存法に対応した保管フォルダーの準備が完了している状態でないといけないということでしょうか？ | "GMOサインのアカウントに登録している場合は、サーバー上で電子帳簿保存法に準拠した保存がなされます。 未登録の場合は、ご質問いただいたとおり電子帳簿保存法に準拠した保管フォルダーをご準備いただくか、道側の担当者に連絡願います。 なお、メール本文に契約書等が添付されている場合は、ダウンロードの有効期限はありません。容量上限（通常６MB、キャリアメール２MB、20ファイル）を超えてた場合のみダウンロードすることになります。" |
| サーバー内での契約書類保存期間は、何年になるのでしょうか？ | 永年保存です。 |
| PDFデータのみで電子帳簿保存法の要件は満たすのでしょうか？ | "PDFデータの保管方法を電子帳簿保存法に準じた方法で保管する必要があります。 なお、締結証明書は必須ではありません。" |
| 今までは建設リサイクルの別記を契約書に添付していたがそれはどうなるのか | 別途建設事業者向け説明会で詳細をお話することになると思いますが、建設リサイクルに係る別記も本サービスを利用して取り交わします。 |
| リサイクル協議書については電子契約になりますか？ | リサイクル協議書は、従来どおりの取扱となります。 |
