調達FAQ102

 

 

調達FAQ102


 

★★ 質問と回答 ★★
第1章 基本的事項関連
【利用者登録関係】
問102010  電子入札システム利用申込書の様式はどこから入手できるのでしょうか。

 ホームページ上に、「北海道電子入札運用基準」が公開されており、様式も個別にダウンロードできるようにしております。

問102020  電子入札システム利用申込書の登録番号の記載において、ハイフンを記載すると桁数が合わないのですが、どう記載すればいいのでしょうか。
 ハイフンは記載せずに、文字(数字)だけを記載してください。
問102030  電子入札システム利用申込書はICカードを購入してから提出しなければならないのでしょうか。
 ICカードの購入以前でも、電子入札システム利用申込書は受け付けます。
 お急ぎの場合には、購入手続と並行して申し込むことをお勧めします。 
問102040  電子入札システム利用申込書の利用予定ICカードの認証事業者は、まだ決まっていないのですが、必ず記載しなければならないのでしょうか。
 また、記載とは違う認証事業者を利用することとなった場合変更届が必要になりますか。
 ICカードの認証事業者記載欄はアンケート的なものであり、決まっていない場合などには、記載いただかなくて構いません。
 また、記載した認証業者から変更になっても変更届や連絡などは必要ありません。
問102050  電子入札システム利用申込書の提出先はどこでしょうか。(更新)
工事及び工事に関する委託業務と物品等の調達で窓口が異なり、それぞれ次のとおりです。
<工事及び工事に関する委託業務>
原則として、競争入札参加資格審査申請の受付窓口となっています。
※ 資格申請窓口
道内知事許可事業者=主たる営業所の所在地を所管する振興局(総務課)
道外事業者又は道内の大臣許可事業者=工種別の審査担当部局(本庁発注三部)
<物品、印刷物等>
 出納局調達課で受け付けます。(当面、物品等の電子入札は、本庁(教育庁を含む。)のみで実施します。)
問102060  電子入札に参加するためには、利用者別ICカード登録用ID及びパスワードが必要と聞きましたが、これはICカードのPINのことですか。
 電子入札システムを利用する際には、ICカードを接続するとともにICカード特有の暗証番号を入力します。この暗証番号が PIN(Personal Identification Number:個人識別番号などの意味)と呼ばれるものであり、ICカードの発行を受ける際に認証会社から通知されます。
 一方、利用者別ICカード登録用ID及びパスワードは、北海道の電子入札システムにICカードを登録する際に必要となるもので、「電子入札システム利用申込書」を提出いただいた事業者に北海道が発行します。
 PINのように、日常的に使うものではありませんが、新たに利用開始する際だけではなく、ICカードを追加登録する際にも必要となりますの大切に保管してください。
問102070  利用者別ICカード登録用ID及びパスワードは、会社でシステムを利用する者だけが知っておく情報なのでしょうか。
 また、パスワードを忘れた場合、どのように対応するのでしょうか。
 ID及びパスワードは、新たに入手したICカードを利用者登録する場合にのみ必要となるものであり、日常 的なシステム利用時に使用することはありません。ただし、ICカードを追加登録する際にも必要となりますので大切に保管してください。(支店等を含め、1 社に1組のみ発行します。)
 また、ID及びパスワードが外部に漏れた場合、悪意の第三者が貴社に成り代わって虚偽の利用者登録をするおそれがあります。
 したがって、ID及びパスワードはシステムの管理者など、限られた者が厳重に管理すべきです。
 なお、ID又はパスワードを亡失したり、外部に漏れたおそれがある場合などには利用者登録用パスワード等再交付申込書を提出していただければ、古いID及びパスワードを無効とし、新たなID及びパスワードを発行いたします。 
問102080  利用者別ICカード登録用ID及びパスワードは、資格ごと(一般土木、農業土木、森林土木、水産土木等)に必要なのでしょうか。(更新)
 利用者登録は、入札参加資格者名簿の番号ごとに行います。
 各資格における資格名簿の番号は共通ですので、資格別に複数登録する必要はありません。
 ただし、工事関係と物品購入の両方の区分の入札に参加される場合にあっては、それぞれの番号別にID及びパスワードを取得する必要があるのは同じですが、両区分で名簿番号が別体系に管理されるため、1枚のICカードで両方の区分に登録することができます。
問102090  建設共同企業体の場合は、専用のICカードが必要でしょうか?(更新)

 代表事業者の代表者等のICカードを兼用することとなります。
 具体的には、建設共同企業体(JV)の代表事業者の代表者、又は代表事業者に所属する者であって、当該事業者から、代理人として入札に関する権限の委任を受けている者が取得し、かつ代表事業者名で利用者登録しているICカードを使用することとなります。

問102100 経常建設共同企業体で乙型の場合は、ICカードの利用名義人はどのようになるのでしょうか。
 共同企業体の場合は、代表事業者(代表会社)の代表者又は社員である代理人名義のICカードで入札手続を行うこととしております。
 利用名義人については、経常JVの甲乙の区分別による取扱いの違いはありません。
問102110  利用者別ICカード登録用ID及びパスワードの交付は、どこの部署からどのように交付されるのでしょうか。
 電子入札システム(電子調達サポートセンター)から電子メールで通知されます。
 発信元のドメインは @idc.e-harp.jp ですので、スパムフィルターなどで排除されないよう、設定に御注意ください。
 なお、この件に関する問い合わせ先は総合政策部科学IT振興局情報政策課です。
 (担当グループ直通電話:011-204-5171)
問102120  利用者別ICカード登録用ID及びパスワードを取得するために、事前にどのような準備が必要なのでしょうか。 機器を購入してからでないと申込みできませんか。
 ID及びパスワードの取得に当たって、事前に機器等を準備する必要はありません。
 代表者又は代理人が作成した電子入札利用申込書を提出することにより取得できます。
 利用者登録する際には、機器一式(問001010参照)が必要となりますので、申込みと並行して準備を進めてください。
  なお、利用者登録などの際にトラブルが発生した場合には、ヘルプデスクが対応させていただきますが、的確なサポートを行うためには、ICカードの発行元 (認証会社)が分かった方が都合がいいため、電子入札システム利用申込書にICカードに関する情報を記載いただいております。
 あらかじめICカードの入手が必要なわけではありませんが、既にICカードを入手済み又は入手する会社が決まっている場合は、関連情報を記載いただきますようお願いします。
問102130  利用者別ICカード登録用ID及びパスワードは、電子入札システム利用申込書を提出してからどのくらいの期間で発行されるのでしょうか。
 工事・委託、物品の購入等については、通常、電子入札システム利用申込書を受理してから、2週間程度で通知しますが、連休、年末年始などと重なると、もう少し期間が必要となることもありますので、余裕を持って、申し込んでください。
 印刷については、現地確認などの手続が必要となるので、より長期間が必要です。
 詳細は、会計事務センターのホームページを御覧ください。
問102140  ICカードを複数枚所有しているのですが、利用者登録の枚数制限はあるのですか。
 利用者登録できるICカードの枚数に制限はありません。
問102150  ICカードを複数枚登録する場合、ICカードごとに電子入札システム利用申込書を提出する必要はあるのですか。
 事業者(企業)が初めて電子入札を利用する際に電子入札システム利用申込書を提出していただくこととしております。
 新たなICカードを入手した際には、利用申込みを行った際に交付された利用者登録用ID及びパスワードを用いれば、何枚でも登録可能です。
 また、ID、パスワードは、名簿番号ごとに発行されるものであるため、本社、支社、支店等、複数の部署別にICカードをお持ちの場合でも、全社で共通のIDとパスワードを使用していただくことになります。
 なお、ID、パスワードを亡失した場合などには「登録用パスワード等再交付申込書」を提出いただければ、新たなID、パスワードを交付いたします。
問102160  工事と物品の両方の競争入札参加資格を持っていますが、両方の電子入札に参加したい場合にも電子入札システム利用申込書は1枚でよいでしょうか。
 また、1枚のICカードを工事と物品で共用できるでしょうか。
 物品と工事では別の窓口となりますので、それぞれの窓口に電子入札システム利用申込書を提出していただき、ID、パスワードも別々に発行されることとなります。
 ICカードについては、1枚を物品と工事の両方に利用者登録することが可能ですので、物品と工事それぞれに発行されたID、パスワードを利用して登録してください。
 なお、物品の電子入札は、現在のところ本庁の出納局調達課発注案件のみで執行しており、電子入札システム利用申込書出納局調達課で受け付けております。
 したがいまして、支庁では物品の電子入札を現在行っておりませんし、電子入札システム利用申込書の受付もできませんので御注意ください。
問102170  ICカードの名義人は、代表者に限定されるのでしょうか。(更新)
 ICカード(電子証明書)は、代表者以外であっても、社員であることが証明されれば、その名義で発行されます。
 道庁の電子入札システムでは、有効なICカードであれば、利用者登録が可能であり、各種の操作も可能となりますが、登録されたICカードの名義人が代表者又は代表者から権限を委任された代理人でなければ、無権代理人の行った行為として無効になります。
 代理人としての権限を持っていることを明らかにするためには、紙の入札の場合と同様、代表者から入札権限を委任する旨の委任状を作成の上、発注部署に対して提出していただく必要があります。
 この場合の代理人は、紙入札の場合とは異なり、代表者と同じ事業者(会社)の社員に限られます。
 なお、提出していただく委任状は、年間委任状等、一定期間有効なものとするのが便利でしょう。
問102180  代表者が変更になった場合に、変更後のICカードを入手するまでの間、変更前の代表者名義のICカードを使用できるのでしょうか。(更新)
 代表者等名義人が変更になった時点で、格納された電子証明書が無効となりますので、原則としては使用できません。
 案件参加中に代表者が変更となった場合など、様々なケースが想定されますし、既に行った手続きは、時点と行為により有効・無効を判断しますので、速やかに発注機関へ確認して指示を受けてください。
問102190  道の競争入札参加資格の申請から利用者別ICカード登録用ID及びパスワード取得までに必要な期間は、どのくらいでしょうか。(更新)

 入札参加資格申請には2年に1度受け付ける定時申請と、随時受け付ける随時申請があります。
 任意の時期に申請できる随時申請の場合、申請書を受理してから資格審査が完了するまでに、通常2週間程度を要します。
 ID及びパスワードの取得のための電子入札システム利用申込書は、資格者名簿に登録された旨の通知を受け取った後に提出することとなります。
 利用者へID及びパスワードを通知するまでの期間についても、受理後おおよそ2週間程度を要します。(物品等のうち、印刷についてはさらに時間がかかります。問102130参照
 以上の手続に要する期間を通算すると約1ヵ月程度になりますが、連休、年末年始と重なると、もう少し期間が必要になることも考えられますので、余裕を持って手続の準備を進めてください。

問102200  現在、特定JVの結成申請書は、工事への参加申請と同時に行っています。
 電子の場合、参加申請時に登録済みでなければならないようですが、手続は二段階となるのでしょうか。
 結成申請を行って名簿登録が完了されてからでなければ、電子的な手続ができません。
 したがいまして、御指摘のとおり手続は二段階となります。
問102210  ICカードの更新手続により、パスワード等が変更になるのでしょうか。
 PINは、ICカードの発行を受ける際に、認証会社から通知される(問102060参照)ところですが、更新用に新たなICカードを入手した場合には、新たなPINが発行されます。
 一方、道庁がICカード登録用に別途発行する利用者別ICカード登録用ID及びパスワードは、紛失しない限り変更されることはなく、継続的に使用することとなります。
 これまで利用していたICカードの有効期限が近づいた際には、新たなICカードを入手した上で、更新手続を行うこととなりますが、手続方法には次の二つの方法があります。
  1. 更新機能を利用する方法
     旧ICカードが有効期間内である場合に限り有効な機能です。
     登録用ID、パスワードの入力を行わずに、登録を引き継ぐことが可能です。
  2. 新規登録機能を利用する方法
     旧ICカードの有効期間が満了してしまった場合には、更新機能が利用できませんので、新規登録の際と同様、登録用ID及びパスワードを入力して登録してください。
問102220  ICカードの更新手続が完了した場合、どのように通知されるのでしょうか。
 電子入札システムにおけるICカードの更新手続は、利用者自身が操作して行います。
 操作は即時に完了し、電子入札システムの画面上に完了した旨が表示されます。
問102230  電子入札案件に参加中ですが、ICカードの追加又は更新登録は可能でしょうか。(新)
 ICカードの追加又は更新登録は、システム稼働時であればいつでも可能です。
 案件に参加中の場合でも、入札書を提出する前であれば、ICカードの追加又は更新登録を行って、そのICカードで入札書を提出することが可能です。
 しかし、入札書を提出した後の場合は、追加又は更新登録を行っても当該案件において、そのICカードが認識されず、再度入札となった場合などに利用することはできませんので御注意ください。
問102240  ICカードの更新登録は名義が同じでなければできないのでしょうか。(新)
 更新という意味からも、本来は名義が同じものとなりますが、例えばICカードの有効期限と代表者変更が同じ時期に到来する場合などが考えられるため、ICカードの名義が違っても更新登録は可能となっています。
 なお、更新登録すると更新前のICカードは利用できなくなることに注意してください。
 更新前のICカードも有効期限内で利用する可能性がある場合(委任等)は、新しいICカードは追加(新規)登録を行うようにしてください。

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