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最終更新日:2015年7月27日(月)

北海道立文書館

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北海道の公文書の収集

 
 北海道立文書館は、北海道の公文書を、規則・訓令等の規定に基づき、評価選別し、引継移管(北海道の規定では「引渡し」といいます。)を受けています。(情報公開条例の実施機関のうち公安委員会及び警察本部長を除いた機関が対象。北海道議会も対象外。)
 
評価選別
 文書完結の翌年度(保存開始年度)から保存期間満了・廃棄決定の前までに、文書館が評価選別し、文書館資料に指定します。
 評価選別の基準(ページ下方へジャンプ)
引渡し(引継移管)
 文書の保存期間が満了したら、文書館資料に指定された文書は文書館に引渡し(引継移管)されます。
 
図:評価選別・引継移管手順
 
【評価選別の基準】
知事の所掌事務に係る公文書の管理に関する規則
第14条(公文書の廃棄及び文書館への引渡し)
2 前項の文書館への引渡しは、別表1の事項及び2の事項に掲げる公文書その他道民を取り巻く社会環境、自然環境等に関する情報又は北海道の歴史、文化、学術、事件等に関する情報が記録された公文書のうち、歴史資料として重要なものについて行うものとする。
 
別表

1 30年保存
1 行政運営及び政策の基本的な事項を定める方針及び計画の策定又は改定に"関する文書で重要な事項に係るもの
2 条例及び規則の制定又は改廃に関する文書
3 予算及び決算に関する文書で特に重要な事項に係るもの
4 栄典に関する文書
5 職員の進退、賞罰等に関する文書で重要な事項に係るもの
6 国有財産及び道有財産に関する文書で重要な事項に係るもの
7 地方独立行政法人の設立及び解散に関する文書
8 その他10年を超えて業務に使用する文書
2 10年保存
1 行政運営及び政策の基本的な事項を定める方針及び計画の策定又は改定に関する文書
2 皇室及び庁中儀式に関する文書で重要な事項に係るもの
3 道に対する国の関与及び市町村に対する道の関与に関する文書で重要な事項に係るもの
4 他の行政機関又は民間の団体との申合せ等に関する文書
5 告示、訓令及び通達の制定又は改廃に関する文書
6 予算、決算及び出納に関する文書で重要な事項に係るもの
7 政策評価に関する文書
8 議会審議に関する文書
9 訴訟、不服申立て等に関する文書
10 統計書、試験研究資料等で重要な事項に係るもの
11 契約、貸付金、補助金等に関する文書で重要な事項に係るもの
12 職員の進退、賞罰等に関する文書
13 恩給及び退職年金の裁定に関する文書
14 国有財産及び道有財産に関する文書
15 市町村の廃置分合、境界変更、名称変更等に関する文書
16 部局、行政機関、公の施設等の設置及び廃止に関する文書
17 工事に関する設計書等で重要な事項に係るもの
18 許可、認可、特許、登録その他の行政処分に関する文書で重要な事項に係るもの
19 建議書、請願書、陳情書等で重要な事項に係るもの
20 その他5年を超え10年以下の期間業務に使用する文書

 
【関係例規】
  • 知事の所掌事務に係る公文書の管理に関する規則
  • 北海道文書管理規程
  • その他、各機関の文書管理規程・処務規程等(準拠規定を含む)
北海道の条例・規則